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Guardar elementos enviados en la casilla compartida

En Exchange tenemos la posibilidad de crear casillas compartidas (Shared Mailbox) para que varios usuarios puedan acceder a la misma y enviar correos bajo ese nombre.

Un ejemplo clásico puede ser una casilla para info@ o ventas@ o mismo una mesa de ayuda.

El problema que ocurre frecuentemente es que cuando un usuario A envía un correo usando la casilla B, este correo se guarda en la carpeta “Elementos enviados” del usuario A, lo que genera que ningún otro usuario que tenga acceso a la casilla compartida pueda ver qué fue lo que se envió.

Afortunadamente estoy puede configurarse. La funcionalidad de guardar los elementos enviados en la casilla compartida apareció como un hotix post SP3 de Outlook 2003, un hotfix post SP2 de Outlook 2007 y en Outlook 2010 SP1.

Outlook 2003: An e-mail message does not appear in a user’s mailbox if the e-mail message was sent on behalf of the user by a delegate in Outlook 2003

Outlook 2007: When you send an e-mail message from a shared mailbox in Outlook 2007, the sent message is not saved in the Sent Items folder of the shared mailbox

Outlook 2010: Email that you send on behalf of someone is not saved in their Sent Items folder

 

En cada uno de los links correspondientes a cada versión de Outlook está el hotfix o nivel de Service Pack necesario además de las claves de registro que tienen que modificarse para activar la funcionalidad:

Outlook 2010:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
Outlook 2007:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences
Outlook 2003:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Preferences
 
Value name: DelegateSentItemsStyle
Value Type: DWORD
Value: 1

 

Saludos,

>> Pablo Vernocchi

Exchange 2010 Personal Archive y Outlook 2007 ACTUALIZADO!

Hola a todos, como anteriormente mencionaba en el post http://www.eseutil.net/exchange-2010-personal-archive-y-outlook-2007 estaba programado el lanzamiento de una actualización para Outlook 2007 que hiciera posible utilizar esta feature.

Simplemente comentarles que el Update Acumulativo de Diciembre para Outlook 2007 ya incluye soporte para Archives de Exchange 2010!

Este paquete acumulativo está disponible para la descarga en: More about the December 2010 Cumulative Update for Office 2007

 

>> Pablo Vernocchi

Exchange 2010 Personal Archive y Outlook 2007

Hola a todos,

Para todos los que están planeando usar la funcionalidad de Archiving de Exchange 2010 en sus despliegues, ya deben saber que sólo se puede consultar el Archive Online desde Outlook 2010 y OWA.

Será una buena noticia, entonces, saber que habrá una actualización para el cliente Outlook 2007 para esta funcionalidad:

For those of you that have been holding your breath for this one, we’re also happy to let you know that in SP1 timeframe, there will be an update which will enable us to support access to a user’s Personal Archive with Outlook 2007.

Es un alivio saber sobre esta noticia! Para mucho de nosotros era un bloqueador de deployment del archiving de Exchange 2010.

>> Pablo Vernocchi

Comportamiento de clientes Outlook en DAGs Exchange 2010

Muchas veces, tanto en Workshops como en proyectos, los clientes se acercan para consultarme cuál es el comportamiento que tienen los clientes Outlook soportados en Exchange 2010 ante un failover/switch-over y activación de Datacenters de contingencia.

 

Alta disponibilidad en un único Datacenter:

Este es el escenario más simple. Desplegamos nuestra topología de Exchange 2010 compuesta por un CAS Array y un DAG de Exchange 2010 con las bases replicadas en X cantidad de Mailbox Servers. Los perfiles apuntan al Cas Array.

Todos los clientes de Outlook (2003, 2007 y 2010) se comportan de la misma manera en un escenario de alta disponibilidad en un único Datacenter: No hay modificaciones en el perfil de Outlook, ni requiere internvención manual.

 

Activación de bases de datos a través de sitios (Cross Site)

Supongamos el hipotético caso de un escenario donde se requiera alta disponibilidad local y, además, un sitio de contingencia remoto. Este escenario se podría diagramar de la siguiente manera (el que me roba el gráfico, le corto los dedos):

 

dag

En este escenario tendríamos un DAG distribuído en dos datacenters, con un CAS Array para cada Datacenter, Hub Transport y Global Catalogs (que no los dibujé). Para reducir los backups, en el datacenter de contingencia, el servidor MBX-D aloja una base de datos lagueada.

En el caso que la base hosteada en MBX-B hiciese switch over al servidor MBX-A, estaríamos en el caso anterior, donde la conectividad se mantiene dentro del mismo Datacenter y del mismo Cas Array.

¿Qué pasaría si la base se activara en MBX-C?
En este escenario, tanto el Outlook 2003, el 2007 y el 2010 se conectarían a la base de datos del servidor MBX-C a través del servidor CAS-Pri. No habría cambio alguno en los perfiles de los usuarios, ni tampoco impactaría a los mismos.

Los clientes Outlook sólo usarían CAS-Sec si no pudieran conectarse al CAS-Pri, haciendo failover de Cas Array, y ahí él problema estaría en los clientes Outlook 2003, ya que tanto Outlook 2007 como 2010 descubrirían el otro CAS por Autodiscover. Una reparación del perfil de Outlook 2003 cambia el servidor de conexión y resuelve el problema.

Dentro de las propiedades de las bases de datos, podemos asignar cuál es el CAS Array que va a dar conexión a esa base de datos. Suponiendo una activación de la base del MBX-B al MBX-C, podríamos cambiar esa propiedad de la base de datos, y esperaríamos que los clientes de Outlok 2007 y 2010 se conecten a esa base a través del CAS-Sec. Esto no va a suceder, lamento informarles, al menos no hoy con las versiones de Outlook que hay disponbiles. Este cambio de CAS Array podría ser corregido en Outlook 2010 SP1, pero no hay nada confirmado aún.

Activación del Datacenter de contingencia

Si durante la fase de diseño hicimos las cosas bien, en cuanto a diseño de espacio de direcciones y certificados SSL respecta, entonces pasar al Datacenter de contingencia se simplifica a un cambio de registros DNS, cambiando el registro DNS del CAS Array del Datacenter primario al secundario.

 

>> Pablo Vernocchi

Modificadores (switches) de línea de comando disponibles para Outlook 2007

Les dejo una tabla con todos los switches soportados por Outlook 2007, muy útiles a la hora de hacer troubleshooting:

 

Switch

Description

/a

Creates an item with the specified file as an attachment.

Example:

  • “c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe” /a “c:\my documents\labels.doc”

If no item type is specified, IPM.Note is assumed. Cannot be used with message classes that are not based on Outlook.

/altvba otmfilename

Opens the VBA program specified in otmfilename, rather than %appdata%\microsoft\outlook\vbaproject.otm.

/c messageclass

Creates a new item of the specified message class (Outlook forms or any other valid MAPI form).

Examples:

  • /c ipm.activity creates a Journal entry
  • /c ipm.appointment creates an appointment
  • /c ipm.contact creates a contact
  • /c ipm.note creates an e-mail message
  • /c ipm.stickynote creates a note
  • /c ipm.task creates a task

/checkclient

Prompts for the default manager of e-mail, news, and contacts.

/cleancategories

Deletes any custom category names that you have created. Restores categories to the default names.

/cleanclientrules

Starts Outlook and deletes client-based rules.

/cleandmrecords

Deletes the logging records saved when a manager or a delegate declines a meeting.

/cleanfinders

Resets all Search Folders in the Microsoft Exchange mailbox for only the first profile opened.

/cleanfreebusy

Clears and regenerates free/busy information. This switch can be used only when you are able to connect to the server running Exchange.

/cleanprofile

Removes invalid profile keys and re-creates default registry keys where applicable.

/cleanreminders

Clears and regenerates reminders.

/cleanroamedprefs

All previous roamed preferences are deleted and copied again from the local settings on the computer where this switch is used. This includes the roaming settings for reminders, free/busy grid, working hours, calendar publishing, and RSS rules.

/cleanrules

Starts Outlook and deletes client-based and server-based rules.

/cleanserverrules

Starts Outlook and deletes server-based rules.

/cleansharing

Removes all RSS, Internet Calendar, and SharePoint subscriptions from Account Settings, but leaves all the previously downloaded content on your computer. This is useful if you are unable to delete one of these subscriptions within Office Outlook 2007.

/cleansniff

Overrides the programmatic lockout that determines which of your computers (when running Outlook simultaneously) processes meeting items. The lockout process helps prevent duplicate reminder messages. This switch clears the lockout on the computer it is used, enabling Outlook to process meeting items.

/cleansubscriptions

Deletes the subscription messages and properties for subscription features.

/cleanviews

Restores default views. All custom views that you created are lost.

/embedding

Used without command-line parameters for standard OLE co-create.

/f msgfilename

Opens the specified message file (.msg) or Microsoft Office saved search (.oss).

/finder

Opens the Advanced Find dialog box.

/firstrun

Starts Outlook as if it were run for the first time.

/hol holfilename

Opens the specified .hol file.

/ical icsfilename

Opens the specified .ics file.

/importprf prffilename

Starts Outlook and opens/imports the defined MAPI profile (*.prf). If Outlook is already open, queues the profile to be imported on the next clean start.

/launchtraininghelp assetid

Opens a Help window with the Help topic specified in assetid displayed.

/m emailname

Provides a way for the user to add an e-mail name to the item. Only works in conjunction with the /c command-line parameter.

Example:

  • Outlook.exe /c ipm.note /m emailname

/nocustomize

Starts Outlook without loading outcmd.dat (customized toolbars).

/noextensions

Starts Outlook with extensions turned off, but listed in the Add-In Manager.

/nopreview

Starts Outlook with the Reading Pane off.

/p msgfilename

Prints the specified message (.msg).

/profile profilename

Loads the specified profile. If your profile name contains a space, enclose the profile name in quotation marks (” “).

/profiles

Opens the Choose Profile dialog box regardless of the Options setting on the Tools menu.

/recycle

Starts Outlook by using an existing Outlook window, if one exists. Used in combination with /explorer or /folder.

/remigratecategories

Starts Outlook and and initiates the following commands on the default mailbox:

  • Upgrades colored For Follow Up flags to Office Outlook 2007 color categories.
  • Upgrades calendar labels to Office Outlook 2007 color categories.
  • Adds all categories used on non-mail items into the Master Category List.

Note   This is the same command as Upgrade to Color Categories in each Outlook mailbox properties dialog box.

/resetfolders

Restores missing folders at the default delivery location.

/resetfoldernames

Resets default folder names (such as Inbox or Sent Items) to default names in the current Office user interface language.

For example, if you first connect to your mailbox in Outlook by using a Russian user interface, the Russian default folder names cannot be renamed. To change the default folder names to another language, such as Japanese or English, you can use this switch to reset the default folder names after you change the user interface language or install a different language version of Outlook.

/resetformregions

Empties the form regions cache and reloads the form region definitions from the Windows registry.

/resetnavpane

Clears and regenerates the Navigation Pane for the current profile.

/resetsearchcriteria

Resets all Instant Search criteria so that the default set of criteria is shown in each module.

/resetsharedfolders

Removes all shared folders from the Navigation Pane.

/resettodobar

Clears and regenerates the To-Do Bar task list for the current profile. The To-Do Bar search folder is deleted and re-created.

/rpcdiag

Opens Outlook and displays the remote procedure call (RPC) connection status dialog box.

/safe

Starts Outlook without Microsoft Exchange Client Extensions (ECE), the Reading Pane, or toolbar customizations. Component Object Model (COM) add-ins are turned off.

/safe:1

Starts Outlook with the Reading Pane off.

/safe:3

Starts Outlook with Microsoft Exchange Client Extensions (ECE) turned off, but listed in the Add-In Manager. Component Object Model (COM) add-ins are turned off.

/safe:4

Starts Outlook without loading outcmd.dat (customized toolbars).

/select foldername

Starts Outlook and opens the specified folder in a new window. For example, to open Outlook and display the default calendar, use: “c:\program files\microsoft office\office12\outlook.exe” /select outlook:calendar.

/share feed://URL/filename

/share stssync://URL

/share web://URL/filename

Specifies a sharing URL to connect to Outlook. For example, use stssync://URL to connect a Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 list to Outlook.

/sniff

Starts Outlook, forces a detection of new meeting requests in the Inbox, and then adds them to the calendar.

/t oftfilename

Opens the specified .oft file.

/v vcffilename

Opens the specified .vcf file.

/vcal vcsfilename

Opens the specified .vcs file.

/x xnkfilename

Opens the specified .xnk file.

 

Pueden encontrar la lista completa en:

http://office.microsoft.com/en-us/outlook/HP012185891033.aspx

 

Saludos,
Pablo D. Vernocchi
Microsoft Exchange MVP
MCSE + M / MCSE + Sec
https://mvp.support.microsoft.com/profile/Pablo